Arbejdsgruppen er svaret på et grundvilkår i enhver forening: der er fælles opgaver, og ingen ansatte til at løse dem alle. I stedet for at alt hænger på bestyrelsen - eller på de samme tre ildsjæle - deles arbejdet op i grupper med hvert sit område: en havegruppe, en fælleshusgruppe, en TEK-gruppe til det tekniske, et festudvalg. Hver gruppe har typisk en koordinator, der holder overblikket og er bindeled til bestyrelsen.
I to foreningstyper er arbejdsgrupper ikke bare en hjælp, men selve driftsformen: I AlmenBolig+ indgår alle husstande i grupper, fordi der hverken er vicevært eller ejendomskontor - og deltagelsen er en kontraktlig pligt. I haveforeninger bærer grupperne og arbejdsdagene ligeledes driften, med vedtægtsbestemt pligt og bod ved udeblivelse.
Hvad der får grupper til at fungere
Erfaringen - både fra SBi’s evaluering af AlmenBolig+ og fra virkelighedens foreninger - peger på fire ting. Et klart mandat: gruppen skal vide, hvad den må beslutte selv, og hvad der skal forbi bestyrelsen (især penge). En koordinator: uden en ansvarlig bliver gruppen en liste af navne. Synlige opgaver: gruppens opgaver skal ligge et fælles sted - gerne koblet til årshjulet, så de tilbagevendende opgaver dukker op af sig selv. Overdragelse: når opgaver går på skift i turnus, skal noter og historik følge med, så næste hold kan bygge videre.
Eksempel
En AlmenBolig+-afdeling er delt i tre faser med hver fire gårdmandsgrupper, der skiftes uge for uge om udearealerne. Havegruppen i fase 2 kan i uge 24 se sine opgaver: græs, hæk mod stien, tjek af legepladsens faldunderlag. Gruppen før noterede, at buskene ved skuret trænger til beskæring - så det tages med. Koordinatoren melder tilbage til bestyrelsen, at fliserne ved nr. 8 bør skiftes: det er en udgift, så den beslutning ligger ikke i gruppen.
Typiske faldgruber
Den største: de samme fem mennesker gør alt, mens resten kigger på - retfærdig fordeling kræver synlighed og struktur, ikke moral. Den anden: uklart mandat, så grupper enten beslutter for meget (indkøb uden budget) eller for lidt (alt sander til i bestyrelsesspørgsmål). Og den tredje: viden forsvinder ved udskiftning, fordi intet skrives ned - gruppens hukommelse skal bo i foreningen, ikke i personerne.
Sådan hjælper Vores Ejendom
I Vores Ejendom er grupper et arbejdsrum: medlemmer, intern dialog, dokumenter og opgaver samlet ét sted. Opgaver kan tildeles fra årshjulet eller sager, gå på skift i turnus med automatiske påmindelser - og historikken følger med ved skift. Læs mere om arbejdsgrupper og turnus.