Boligforening med vicevært
System til boligforeninger med vicevært
Når en boligforening har vicevært, skal beboernes henvendelser være nemme at forstå, prioritere og følge op på. Vores Ejendom samler fejlmeldinger, billeder, dialog, status, dokumenter og opgaver, så vicevært og bestyrelse arbejder ud fra samme grundlag.
- Renset filter
- Tjekket andre haner
Beboeren melder ind ét sted - med billede og kontekst
En kort besked uden billede er svær at prioritere. En sag med kontekst er nem at handle på.
Beboeren kan oprette en sag med kategori, beskrivelse og billeder. Det giver viceværten et langt bedre udgangspunkt end løse beskeder på sms og papirsedler i postkassen - og gør det nemt at prioritere dagens opgaver.
Viceværten får hele forløbet samlet
Dialog, billeder, status og historik hører til sagen - ikke til en tråd, der forsvinder.
Sagen indeholder dialog, billeder, status og historik. Hvis der tidligere har været et lignende problem, kan viceværten lettere se, hvad der blev gjort sidst - og dokumentere, hvad der er set og prøvet, med interne noter.
Bestyrelsen kobles på ved behov
Når en sag kræver beslutning, følger hele grundlaget med - ikke kun en løs besked.
Årshjul og driftsviden - fra reaktivt til planlagt
Viceværten skal ikke kun reagere på henvendelser, men også kunne planlægge det, der kommer igen.
Vicevært og bestyrelse kan bruge årshjul til tilbagevendende drift, eftersyn, service og sæsonopgaver. Tekniske dokumenter, leverandørinfo, guides og husorden kan samles i dokumentbiblioteket, så driftsviden er ét sted - også når en ny vicevært skal sætte sig ind i ejendommen.
Beskeder til beboere om planlagt arbejde
Driftsforstyrrelser bliver lettere at leve med, når de er varslet i god tid.
Opslagstavle og notifikationer kan bruges til at informere om planlagt arbejde, driftsforstyrrelser, adgang, håndværkere eller ændringer i fællesarealer - så beboerne ved, hvad der sker, og hvornår.
Før og efter med vicevært og samlet drift
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Beskeder på sms og sedler i postkassen
- Svært at prioritere uden billeder
- Driftsviden hænger på én person
- Beboere overraskes af planlagt arbejde
Efter
Overblik- Sager med billede, status og historik
- Nem prioritering af dagens opgaver
- Årshjul og dokumenter samler driftsviden
- Opslag varsler beboere i god tid
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan hjælper systemet viceværten? +
Beboeren melder ind med kategori, beskrivelse og billeder, så viceværten har et bedre udgangspunkt og nemt kan prioritere. Dialog, status og historik hører til sagen.
Kan viceværten skrive interne noter? +
Ja. Interne beskeder kan bruges til vurdering og dokumentation, adskilt fra det, beboeren ser.
Kan bestyrelsen kobles på en sag? +
Ja. Hvis en sag kræver godkendelse, udgift eller ekstern leverandør, kan den sendes videre med hele grundlaget - billeder, dialog, status og vurdering.
Kan vi planlægge tilbagevendende drift? +
Ja. Årshjulet kan bruges til eftersyn, service og sæsonopgaver, så driften bliver planlagt frem for kun reaktiv.
Kan vi varsle beboere om planlagt arbejde? +
Ja. Opslagstavle og notifikationer kan bruges til at informere om planlagt arbejde, driftsforstyrrelser og adgang.
Vil I se Vores Ejendom sat op til jeres ejendom med vicevært?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres henvendelser, drift og dokumenter - og viser, hvordan vicevært og bestyrelse kan arbejde fra samme grundlag.