Til administratorer og administrationsselskaber
Ejendomsadministration uden fjorten logins
Administrerer I andelsboligforeninger, ejerforeninger eller boligforeninger for andre? Med Vores Ejendom får hver forening et komplet driftssystem - og I får Portfolio Dashboard: ét arbejdsbord med henvendelser, overdragede sager, dokumenter, generalforsamlinger og nøgletal på tværs af hele porteføljen.
Kender I hverdagen med mange foreninger?
En formand ringer om en vandskade. En kasserer mailer om regnskabet. Tre foreninger skal have indkaldt til generalforsamling i samme måned. Og et sted i indbakken ligger en bestyrelse og venter på svar, som ingen har set.
Problemet er sjældent arbejdet i den enkelte forening - det er overblikket på tværs. Når hver forening har sin egen mailtråd, sin egen Dropbox-mappe og sin egen måde at melde ting ind på, bruger administratoren tiden på at lede, huske og genindtaste i stedet for at administrere. Og når en medarbejder er syg eller stopper, ligger overblikket i én persons indbakke.
Vores Ejendom løser det fra to sider på én gang. Foreningerne får et system, der gør deres egen hverdag lettere - fejlmelding, dokumenter, booking, årshjul og beboerkommunikation. Og I får et administratorlag ovenpå, hvor alt det, der kræver jeres handling, samles ét sted. Jo mere selvkørende foreningen bliver, jo færre småhenvendelser lander hos jer - og dem der gør, kommer struktureret.
- Svar på bestyrelsens henvendelser med status og frist
- Sager foreningen har overdraget - forsikring, leverandører, tvister
- Dokumenter til og fra foreningerne - regnskab, budget, vedligeholdelsesplan
- Generalforsamlinger og frister på tværs af porteføljen
- Nøgletal og aktivitet pr. ejendom
Foreningen får sit system - I får jeres arbejdsbord
Vores Ejendom er ikke ét stort fælles system, hvor alle kan se alt. Hver forening har sit eget afgrænsede system, og administratoren har sit eget lag ovenpå.
Foreningens eget system
Beboere melder fejl, booker fælleshuset, læser opslag og finder dokumenter. Bestyrelsen styrer sager, årshjul, grupper og kommunikation. Foreningens interne liv forbliver internt.
Det, foreningen deler med jer
Bestyrelsen kontakter jer gennem henvendelser, overdrager konkrete sager og deler konkrete dokumenter. Alt sker aktivt og sporbart - ingen stiltiende adgang.
Jeres Portfolio Dashboard
Ét login med alle jeres ejendomme: Kræver handling-listen, henvendelser, overdragede sager, dokumenter, events, statistik og revisionsspor.
Den tredeling er afgørende for tilliden. Foreningen skal kunne sige ja til en administrator uden at åbne sit interne liv, og administratoren skal kunne dokumentere præcis, hvad der er set og gjort. Derfor tildeles jeres adgang pr. ejendom med faste adgangsniveauer, og alle handlinger logges i et revisionsspor, der ikke kan redigeres.
GF-sæsonen: fra regneark til rutine
Marts og april er ejendomsadministrationens højsæson. Alle foreninger skal have indkaldelse, dagsorden, regnskab, budget og fuldmagter - næsten samtidig.
Fra Portfolio Dashboard opretter I generalforsamlingen på én eller flere ejendomme i samme arbejdsgang - med dato, sted, målgruppe og bilag. Systemet understøtter den to-fasede rytme, som vedtægterne typisk kræver: først indkaldelse med frist for forslag, derefter endelig dagsorden med bilag. Eventet leveres som kladde i hver forening, så bestyrelsen gennemgår og udgiver selv - og beboerne får indkaldelse, påmindelser og mulighed for at svare direkte i foreningens system.
Regnskabet og budgettet uploader I til de relevante ejendomme i ét flow med leveringsstatus pr. forening. Og fordi henvendelser og sager har frister og statuslabels, kan I altid se, hvilken forening der mangler noget - i stedet for at vedligeholde et sideløbende regneark over, hvor langt I er.
Vores Ejendom erstatter ikke jeres økonomisystem
Og det er med vilje. Vores Ejendom er driftssystemet og samarbejdslaget - ikke bogholderiet.
Opkrævninger, bogføring og årsregnskab hører hjemme i jeres økonomisystem, og der skal de blive. I Vores Ejendom optræder økonomi som det, foreningen og beboerne skal kunne se og finde: regnskabet i dokumentarkivet, budgettet som bilag til generalforsamlingen, vedligeholdelsesplanen delt med bestyrelsen. Det giver en skarp arbejdsdeling: økonomisystemet regner, Vores Ejendom samler drift, kommunikation, dokumentation og samarbejdet mellem beboere, bestyrelse, vicevært og administrator.
Det betyder også, at I kan tilbyde foreningerne Vores Ejendom uden at skifte noget som helst i jeres eksisterende setup - systemet lægger sig ved siden af og fjerner det kaos, der i dag lever i mails, telefonopkald og delte mapper.
Opkrævning, bogføring, årsregnskab, budgettal
Drift, sager, dokumenter, events, kommunikation - og samarbejdet mellem forening og administrator
Et stærkere tilbud til jeres foreninger
Portfolio Dashboard gør ikke kun jeres eget arbejde lettere - det gør jeres ydelse mere værd for foreningerne.
Foreningen ved altid, hvor sagen står
Når bestyrelsen overdrager en sag, kan alle se det i sagens historik - og jeres svar lander direkte i foreningens eget sagsforløb. Ingen "har I hørt noget?"-mails.
Vidensdeling der overlever udskiftning
Henvendelser, aftaler og dokumenter ligger i systemet - ikke i en enkelt medarbejders indbakke. Det gælder hos jer og i bestyrelsen.
Dokumenteret databehandling
Revisionssporet viser, hvem der har gjort hvad hvornår - et konkret aktiv når databehandleraftaler og GDPR-dokumentation skal på plads.
Skalerer med porteføljen
Ny ejendom i porteføljen? Foreningen kobles på, adgangsniveauet fastsættes, og ejendommen dukker op på jeres arbejdsbord - med samme arbejdsgange som resten.
En tirsdag morgen med Portfolio Dashboard
Det bedste billede af værdien er en helt almindelig arbejdsdag.
Du åbner "Kræver handling". Otte punkter: tre nye henvendelser, en overdraget sag med frist i dag, et regnskab delt til gennemsyn, to GF-kladder der afventer bestyrelsernes udgivelse og én fejlet dokumentlevering. Ingen mails skal genlæses - listen er dagens plan.
Vandskadesagen fra E/F Søparken besvares. Svaret lander direkte i foreningens eget sagsforløb, bestyrelsen får besked, og din interne note om policenummeret bliver hos jer. Henvendelsen om GF tildeler du en kollega med ét klik.
Det reviderede regnskab uploades til de fire foreninger, der har godkendt det - ét flow, leveringsstatus pr. ejendom. Bagefter viser statistikken, at én ejendom har markant flere åbne sager end resten. Den ringer du til - før de ringer til dig.
Forskellen er ikke, at opgaverne forsvinder - det er, at de kommer struktureret, prioriteret og dokumenteret. Det, der før krævede tre systemer, fjorten faneblade og en god hukommelse, ligger nu i én liste med frister og ansvarlige. Og fordi kollegerne ser det samme arbejdsbord, kan ferie, sygdom og spidsbelastning fordeles uden overlevering pr. mail.
Sådan kobler I en ejendom på
Onboarding af en ny ejendom er en fast, enkel rutine - ikke et projekt.
- 1. Foreningen kommer på Vores Ejendom
Foreningen får sit eget system med beboere, bestyrelse og vicevært - som enhver anden forening på platformen.
- 2. Jeres organisation får adgang
Ejendommen tildeles jeres portfolio-organisation med et adgangsniveau, I og foreningen er trygge ved - fra kun overblik til fuld portfolio-adgang.
- 3. Arbejdsgangene er de samme
Ejendommen dukker op på ejendomslisten, bestyrelsen får kontaktvejen til jer, og henvendelser, sager og dokumenter følger samme rutine som resten af porteføljen.
Fordi hver ejendom er sit eget afgrænsede system, vokser kompleksiteten ikke med antallet af ejendomme. Ejendom nummer 30 onboardes på samme måde som nummer 3 - og jeres arbejdsbord viser stadig kun det, der kræver handling.
Kontaktpersoner hentes direkte fra foreningens egen medlemsadministration, så formand og kasserer altid er opdaterede - uden dobbeltvedligehold hos jer.
Ofte stillede spørgsmål
Vi administrerer 25 foreninger - skal alle bruge Vores Ejendom? +
Nej. Portfolio Dashboard viser de foreninger, der bruger Vores Ejendom, og som har givet jer adgang. I kan starte med få ejendomme og udvide i takt med, at flere foreninger kommer på.
Kan vi se beboernes interne kommunikation? +
Nej. Feed, chat og opslagstavle er foreningens interne liv. I ser henvendelser, overdragede sager, delte dokumenter og det, I selv opretter - aldrig mere end foreningen aktivt har delt.
Hvordan får vi adgang til en ejendom? +
Adgangen oprettes centralt og tildeles pr. ejendom med et adgangsniveau - fra kun overblik til fuld portfolio-adgang. Foreningens data åbnes aldrig automatisk, og adgangen kan trækkes tilbage med øjeblikkelig virkning.
Kan flere medarbejdere hos os bruge systemet? +
Ja. Jeres organisation kan have flere brugere med roller som administrator, sagsbehandler, dokumentansvarlig, eventansvarlig eller læseadgang - og opgaver kan tildeles en ansvarlig kollega.
Erstatter det vores økonomisystem? +
Nej. Vores Ejendom er driftssystemet og samarbejdslaget. Økonomi optræder som dokumenter - regnskab, budget og bilag - mens opkrævning og bogføring bliver i jeres økonomisystem.
Hvad koster det? +
Portfolio Dashboard sættes op sammen med jer, fordi porteføljer er forskellige. Book en gennemgang, så finder vi en model der passer til antal ejendomme og jeres arbejdsgange.
Skal vi tage en snak om jeres portefølje?
Book en gennemgang, så viser vi Portfolio Dashboard med udgangspunkt i jeres ejendomme og arbejdsgange - og hvordan foreningerne samtidig får et system, der letter deres egen hverdag.