Håndværkerliste og entreprenøradgang
Håndværkerliste og adgang til sagen - uden delte kodeord
Saml foreningens håndværkere og leverandører i én liste, I styrer hvem der må se. Og når en sag kræver en fagmand, kan I give præcis den håndværker adgang til netop den sag - så de kan se problemet, skrive med, aftale adgang og melde tilbage, uden at få en konto eller se resten af foreningen.
»Vand siver ved samlingen under vasken. Nøgleboks ved indgang – koden står i næste besked.«
- Skrive på sagen og kontakte beboeren
- Uploade før- og efterbilleder
- Melde »arbejdet er udført«
Håndværkere lever uden for systemet
Nummeret på VVS'eren ligger i formandens telefon. Billederne bliver videresendt på sms. Håndværkeren ved ikke, hvad beboeren allerede har prøvet - og når arbejdet er udført, er der ingen samlet historik på, hvad der blev lavet.
Sådan er det tit i dag
Spredt- Leverandørernes numre ligger spredt hos enkeltpersoner
- Sagens billeder og dialog videresendes manuelt på mail og sms
- Håndværkeren mangler kontekst - hvad er set, og hvad er prøvet?
- Beboeren og håndværkeren skal koordinere adgang frem og tilbage
- Viden om gode håndværkere forsvinder ved bestyrelsesskifte
- Ingen samlet historik på, hvad der blev lavet
Med håndværkerlisten
Samlet- Foreningens håndværkere står i én liste med kategori
- Håndværkeren får adgang til sagen - med billeder og dialog
- Alt det, der er set og prøvet, følger med sagen
- Håndværkeren kan skrive direkte med beboeren om adgang
- Listen bliver, selv når bestyrelsen skiftes ud
- Dialog og fotos bliver liggende på sagen
Én liste - I bestemmer, hvem der ser hvad
Håndværkere og leverandører oprettes med kategori - VVS, el, kloak, gartner, låsesmed - så det er nemt at finde den rette. Hver håndværker har en synlighed, I styrer.
Som udgangspunkt er en håndværker kun synlig internt for bestyrelse, TEK og vicevært. Skal beboerne også kunne se en leverandør - fx foreningens faste låsesmed eller antenneservice - slår I det aktivt til på den enkelte håndværker. Intet deles med beboerne, medmindre I vælger det.
- Kategorier med egne navne
- Kun synlig internt som standard
- Beboer-synlig kræver et aktivt valg
- Kontaktperson, telefon, mail og web
Er der ingen håndværkere at vise, forsvinder menupunktet for beboerne af sig selv - så de ikke møder en tom side. Bestyrelse og TEK ser altid punktet med et sted at tilføje den første håndværker.
Fra fejlmelding til håndværker med ét klik
Håndværkerlisten hænger sammen med foreningens sager. Når en sag kræver en fagmand, tildeler I håndværkeren direkte fra sagen.
På en fejlmeldingssag vælger bestyrelse eller TEK »Tildel håndværker« og finder leverandøren i listen. Systemet sender automatisk håndværkeren et sikkert link til sagen. Pr. tildeling bestemmer I, om håndværkeren må se beboerens kontaktoplysninger - og om den betroede leverandør undtagelsesvist må læse de interne noter.
Beboeren skal ikke gøre noget, og bestyrelsen skal ikke videresende noget manuelt. Alt det, sagen allerede indeholder - billeder, beskrivelse og dialog - er med fra start.
Håndværkeren logger ind uden kodeord - kun til den ene sag
Håndværkeren skal ikke oprettes som bruger, huske et password eller downloade en app. De klikker på et sikkert link i mailen og er inde på netop den sag, de er tildelt.
Linket er personligt og bundet til sagen. Det kan kun bruges til at komme ind (ikke deles videre til en normal konto), det har en begrænset levetid, og adgangen lukker automatisk, når sagen afsluttes. Skal en håndværker fjernes før tid, kan bestyrelsen trække adgangen tilbage med det samme. Al adgang logges, så det altid kan ses, hvem der åbnede hvad og hvornår.
- Login uden kodeord eller brugernavn
- Adgang kun til den tildelte sag
- Begrænset levetid på linket
- Lukker automatisk ved saglukning
- Kan trækkes tilbage manuelt
- Al adgang logges
Én sag - interne noter forbliver interne
Der er ikke to systemer at holde styr på. Sagen har én tidslinje, hvor hvert indlæg har en synlighed - internt eller eksternt.
Håndværkeren ser kun de indlæg, der er delt eksternt, og alt det håndværkeren skriver, er eksternt. De interne vurderinger, som bestyrelse og TEK skriver til hinanden, er skjult for håndværkeren. Vil I undtagelsesvist give en betroet leverandør adgang til de interne noter på en bestemt sag, kan I slå det til - og systemet gør det tydeligt, når nogen skriver en note, som håndværkeren så vil kunne læse.
Adskillelsen håndhæves i systemet - ikke bare i visningen. En intern note bliver aldrig vist til en håndværker, medmindre I aktivt har åbnet for det.
Se opgaven, skriv med beboeren, meld tilbage
Håndværkere lever på mobilen. Gæsteadgangen er bygget til, at de kan komme ind, forstå opgaven og melde tilbage - uden at ringe rundt.
På sagen kan håndværkeren se problemet med beboerens billeder og beskrivelse, skrive på sagen for at aftale adgang eller stille et spørgsmål, kontakte beboeren direkte, hvis I har givet lov, og uploade før- og efterbilleder af det udførte arbejde. Når opgaven er løst, melder håndværkeren »arbejdet er udført«.
Selve afslutningen af sagen bliver hos foreningen. Det er bestyrelse eller TEK, der lukker sagen - så det er jer, der har det sidste ord om, hvornår en sag er færdig, og hvordan den blev løst.
»Vand siver ved samlingen under vasken. Nøgleboks ved indgang – koden står i næste besked.«
- Skrive på sagen og kontakte beboeren
- Uploade før- og efterbilleder
- Melde »arbejdet er udført«
Alle ser præcis det, de skal
Den samme liste og de samme sager - men hver rolle møder kun det, der er relevant for dem.
Bygget til at dele lidt - ikke alt
At give en ekstern håndværker adgang til en sag handler om persondata. Derfor er adgangen bygget stramt fra bunden.
Håndværkeren ser kun den relevante sags oplysninger - ikke beboerlisten og ikke foreningens øvrige sager. Beboerens kontaktoplysninger deles kun, hvis I har givet lov på den konkrete tildeling. Gæsteadgangen kan aldrig blive til en normal konto, al adgang logges, og data ligger på servere i EU.
- Dataminimering - kun den ene sag
- Beboerkontakt kun efter aktivt valg
- Gæst kan aldrig logge normalt ind
- Fuldt revisionsspor på al adgang
- EU-hosting
Fra fejlmelding til udført arbejde
Sådan hænger håndværkerlisten, sagen og gæsteadgangen sammen i praksis.
Før og efter med håndværkerlisten
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Numre og aftaler ligger hos enkeltpersoner
- Billeder og dialog videresendes manuelt
- Håndværkeren mangler kontekst om sagen
- Ingen samlet historik, når arbejdet er udført
Efter
Overblik- Foreningens håndværkere står samlet med kategori
- Håndværkeren får adgang til selve sagen
- Billeder, beskrivelse og dialog følger med
- Dialog og løsning bliver på sagen bagefter
Ofte stillede spørgsmål
Skal håndværkeren oprettes som bruger eller have et kodeord? +
Nej. Håndværkeren får et sikkert link i en mail og logger ind uden kodeord eller brugernavn. Linket giver kun adgang til den sag, håndværkeren er tildelt.
Kan håndværkeren se foreningens andre sager eller beboerne? +
Nej. Adgangen er bundet til den tildelte sag. Håndværkeren ser hverken foreningens øvrige sager eller beboerlisten - kun den ene opgave.
Ser håndværkeren de interne noter? +
Nej. Sagen har én tidslinje, hvor hvert indlæg har en synlighed. Håndværkeren ser kun de eksterne indlæg. Vil I undtagelsesvist åbne de interne noter for en betroet leverandør på en bestemt sag, kan I slå det til pr. sag.
Kan beboerne se håndværkerne? +
Kun dem, I aktivt har gjort synlige. Som standard er en håndværker kun synlig internt for bestyrelse, TEK og vicevært. Er der ingen beboer-synlige håndværkere, skjules menupunktet automatisk for beboerne.
Hvordan giver vi en håndværker adgang til en sag? +
Fra selve fejlmeldingssagen vælger bestyrelse eller TEK »Tildel håndværker« og finder leverandøren i listen. Systemet sender automatisk håndværkeren et sikkert link til sagen med billeder og dialog.
Kan vi styre, om håndværkeren ser beboerens telefonnummer? +
Ja. Pr. tildeling bestemmer I, om håndværkeren må se beboerens kontaktoplysninger, så de kan aftale adgang direkte - eller om al kontakt skal gå gennem sagen.
Hvad sker der med adgangen, når arbejdet er udført? +
Håndværkeren melder »arbejdet er udført«, og foreningen lukker selv sagen. Når sagen lukkes, udløber håndværkerens adgang automatisk. Bestyrelsen kan også trække adgangen tilbage manuelt når som helst.
Hvor ligger data, og logges håndværkerens adgang? +
Data ligger på servere i EU, og al gæsteadgang logges, så det kan ses, hvem der åbnede hvad og hvornår. Håndværkeren ser kun den relevante sags oplysninger.
Vil I se håndværkerlisten med jeres egne leverandører og sager?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres faste håndværkere og de sager, I oftest sender videre - og viser, hvordan adgangen kan styres sikkert.