System til ejerforeninger
System til ejerforeninger
En ejerforening har brug for ro, overblik og tydelige arbejdsgange. Vores Ejendom samler henvendelser, dokumenter, beskeder, fælles opgaver, booking og historik, så bestyrelsen og ejerne får et bedre fælles udgangspunkt - og så ansvar mellem ejer og fællesdele bliver lettere at afklare.
Én indgang til ejerforeningens hverdag
Ejerne skal kunne finde vigtig information uden at lede i mails, gamle referater eller private beskeder.
Vores Ejendom giver en samlet indgang til dokumenter, opslag, sager, booking og events. Det gør foreningen mindre afhængig af, at bestemte bestyrelsesmedlemmer husker, hvor tingene ligger - og giver ejerne ét sted at starte.
Henvendelser med bedre dokumentation
Det store spørgsmål i en ejerforening: er det ejerens eget ansvar eller fællesdele?
Når en ejer opretter en henvendelse, kan sagen have kategori, beskrivelse og billeder. Det gør det lettere at vurdere, om sagen handler om ejerens eget ansvar, eller om fællesdele, bestyrelse, administrator eller leverandør skal ind over - og hele forløbet gemmes med status og historik.
- Kategori og beskrivelse
- Billeder af problemet
- Afklaring af ejer- eller fællesansvar
- Status, dialog og historik
Ticket flowet kan tilpasses jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og vicevært meget selv. I andre skal bestyrelsen, administrator eller en arbejdsgruppe hurtigere ind over. Derfor kan Vores Ejendom tilpasses den måde jeres forening arbejder på.
- 1Beboer starter en sagBeboeren vælger kategori og beskriver problemet.
- 2Guides vises undervejsGuide vistSystemet foreslår relevante løsninger, før sagen oprettes.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer viceværtSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Bestyrelsen får bedre overblik
Beslutninger bliver lettere, når grundlaget er samlet - og overdragelse til nye medlemmer bliver enkel.
Bestyrelsen kan følge sager, dokumenter, årshjul, grupper og historik. Det gør det lettere at træffe beslutninger på et oplyst grundlag og at overdrage viden til nye bestyrelsesmedlemmer, uden at noget går tabt mellem to generalforsamlinger.
Dokumenter, årshjul og booking samme sted
De praktiske moduler en ejerforening har glæde af i hverdagen.
Før og efter i ejerforeningen
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Henvendelser i mails uden dokumentation
- Uklart om det er ejer- eller fællesansvar
- Referater og aftaler ligger spredt
- Viden forsvinder ved bestyrelsesskifte
Efter
Overblik- Sager med billede, status og historik
- Ansvar afklares undervejs i flowet
- Dokumenter samlet med adgang og søgning
- Nem overdragelse til ny bestyrelse
Ofte stillede spørgsmål
Kan systemet hjælpe med at afklare ejer- eller fællesansvar? +
Ja. En henvendelse kan have kategori, beskrivelse og billeder, og flowet kan hjælpe med at afklare, om sagen er ejerens eget ansvar eller vedrører fællesdele, før den sendes videre.
Kan vi samle vedtægter, referater og budgetter? +
Ja. Dokumentarkivet kan samle vedtægter, husorden, referater, budgetter, regnskaber og aftaler med adgangsstyring og søgning i indholdet.
Kan ejerne booke fælles faciliteter? +
Ja. Har foreningen fælleslokale, gæsteværelse, trailer eller værktøj, kan booking samles med regler, kalender og eventuel godkendelse.
Bliver overdragelsen til ny bestyrelse lettere? +
Ja. Sager, dokumenter, årshjul og historik er samlet, så nye bestyrelsesmedlemmer kan tage over uden at starte forfra.
Vil I se Vores Ejendom sat op til jeres ejerforening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres henvendelser, dokumenter og generalforsamling - og viser, hvordan det kan samles ét sted.