Booking
Booking af fælles ressourcer i boligforeningen
Mange boligforeninger har fælles ressourcer, der skal kunne bookes uden mails, papirskemaer eller regneark. Vores Ejendom samler booking af fælleshus, trailer, værktøj, gæsteværelse, vaskeri, græsslåmaskine og andre fælles ressourcer - med billede, regler, kalender og tydelig status.
Booking uden løse aftaler
Når booking foregår på opslagstavlen, i Excel eller via beskeder til én person, bliver det hurtigt uklart, hvem der har booket hvad.
Sådan er det tit i dag
Uklart- Booking sker via sms til ét bestyrelsesmedlem
- Et papirskema hænger i kælderen
- To beboere booker samme dag
- Reglerne kender kun de få
- Ingen ved, om udstyret er afleveret
Med en samlet bookingkalender
Tydeligt- Ledige tider er synlige i kalenderen
- Regler og betingelser står på ressourcen
- Dobbeltbooking undgås
- Bestyrelsen kan godkende ved behov
- Synlig booking gør opfølgning let
Ressourcer med billede, beskrivelse og regler
En ressource skal være nem at forstå, før beboeren booker den.
Hver ressource kan have et billede, en beskrivelse og sine egne regler. Det gør det tydeligt, hvad der kan bookes, hvornår det kan bruges, og hvilke betingelser der gælder - fx rengøring efter brug, maksimal varighed eller hvor mange dage frem man kan booke.
- Billede og beskrivelse
- Regler og betingelser
- Åbningstider pr. ressource
- Professionel præsentation
Fra valgt ressource til bekræftet tid
Booking skal være så enkelt, at ingen behøver ringe til bestyrelsen for at gøre det.
Godkendelse, afvisning, blackout og åbningstider
Foreningen bestemmer selv, hvor frit eller styret booking skal være på hver ressource.
- Vælge, om en ressource kræver godkendelse
- Godkende eller afvise en booking
- Sætte blackout ved vedligehold eller rengøring
- Sætte åbningstider pr. ressource
- Færre dobbeltbookinger og misforståelser
- Ensartede regler alle kan se
- Mindre administration for de få
- En professionel præsentation af faciliteter
Når det giver mening, at beboere kan se hinandens booking
Et stærkt eksempel: udstyr, der går på skift mellem beboere.
Ved nogle ressourcer er det nyttigt, at beboere kan se, hvem der har booket. Tag græsslåmaskinen, traileren eller andet udstyr: hvis det ikke er afleveret til tiden, kan næste beboer se, hvem den lige har været hos, og følge op direkte - uden at bestyrelsen skal være mellemled.
Synlig booking slås til pr. ressource, så det kun gælder de steder, hvor det giver mening - fælleshuset behøver fx ikke vise navne. Læs mere om hvornår synlig booking giver mening.
Hvad er med i booking v1 - og hvad er ikke
Vi lover ikke mere, end systemet kan. Booking v1 fokuserer på det, foreninger bruger mest.
- Ressourcer med billede, beskrivelse og regler
- Kalender med ledige tider
- Godkendelse, afvisning og blackout
- Synlig booking pr. ressource
- Påmindelser før bookingstart
- Abonnér på bookinger i din egen kalender (iCal)
- Online betaling og depositum
- Integration til låsesystemer
Har I et arrangement, der kræver betaling, kan en begivenhed med MobilePay-info bruges i stedet - se events og indkaldelser.
Før og efter med samlet booking
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Booking via sms til ét bestyrelsesmedlem
- Papirskema eller Excel ingen kan se
- Dobbeltbooking og uklare regler
- Ingen ved, om udstyret er afleveret
Efter
Overblik- Samlet kalender med ledige tider
- Regler og billede på hver ressource
- Godkendelse og blackout efter behov
- Synlig booking gør opfølgning let
Ofte stillede spørgsmål
Hvad kan man booke? +
Foreningen kan bruge booking til fælleshus, trailer, værktøj, gæsteværelse, vaskeri, græsslåmaskine og andre fælles ressourcer. Hver ressource kan have billede, beskrivelse og egne regler.
Kan booking kræve godkendelse? +
Ja. Foreningen kan vælge, at en ressource kræver godkendelse, og bestyrelsen kan godkende eller afvise bookinger.
Kan man lukke perioder for booking? +
Ja. Der kan sættes blackout-perioder, hvor en ressource ikke kan bookes - fx ved vedligehold, rengøring eller særlige arrangementer.
Kan andre se, hvem der har booket? +
Ja, hvis foreningen vælger synlig booking for den konkrete ressource. Det er især nyttigt ved udstyr, der går på skift mellem beboere.
Får beboeren en påmindelse? +
Ja. Systemet kan give påmindelser før bookingstart, så tiden ikke bliver glemt.
Kan jeg få mine bookinger i min egen kalender? +
Ja. Du kan abonnere på et privat iCal-feed med dine egne bookinger, og en ressource kan have sit eget feed med godkendte bookinger uden navne - så tiderne kan ses direkte i fx Google Kalender, Apple Kalender eller Outlook.
Har booking online betaling? +
Nej. Online betaling og depositum er ikke en del af booking v1. Skal et arrangement betales, kan en begivenhed med MobilePay-information bruges i stedet.
Kan booking kobles til et låsesystem? +
Nej. Integration til låsesystemer er ikke en del af booking v1.
Vil I se booking sat op med jeres egne ressourcer?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres fælleshus, udstyr og regler - og viser, hvordan beboerne kan booke uden telefonkæde.