Dokumentarkiv
Dokumentarkiv til boligforeninger
Dokumenter er noget af det vigtigste i en boligforening, men de ligger ofte spredt. Vores Ejendom samler husorden, vedtægter, referater, guides, driftsdokumenter og interne filer i ét arkiv - med mapper, adgangsstyring, versioner og søgning, der også finder ord inde i filerne.
Når dokumenter ligger for mange steder
Et referat i en gammel mail. Husordenen på en hjemmeside i en uvis version. En leverandøraftale hos et tidligere bestyrelsesmedlem. En guide i en privat mappe.
Spredt og sårbart
Spredt- Dokumenter ligger i mails og private mapper
- Ingen ved, hvilken version der er nyest
- Viden forsvinder ved bestyrelsesskifte
- De samme spørgsmål bliver stillet igen
Samlet og søgbart
Samlet- Alt ligger ét sted i mapper og kategorier
- Nyeste version er tydelig
- Adgang styres pr. rolle og gruppe
- Søgning finder ord inde i filerne
Én samlet dokumentstruktur
Mapper, kategorier og samlinger gør arkivet overskueligt - også når det vokser.
Dokumenter kan organiseres i mapper, kategorier og samlinger, og vises i både gitter og liste med tydelige filtype-ikoner. Beboere får adgang til det, de skal bruge, mens interne dokumenter kan holdes for bestyrelse, vicevært eller bestemte arbejdsgrupper og udvalg.
Upload er enkelt: filer - og hele mapper fra computeren - kan trækkes direkte ind, så det ikke tager en hel aften at flytte arkivet over.
Fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel
Dokumenter skal ikke bare gemmes - de skal kunne findes.
Arkivet søger ikke kun i filnavne. Det søger inde i indholdet af PDF-, Word- og Excel-filer, så et referat, en aftale eller en husordensregel kan findes på et enkelt søgeord - selv om man ikke kan huske, hvilken fil det stod i.
Det gør en stor forskel i praksis: beboere og ansvarlige finder selv svaret i stedet for at skrive til bestyrelsen.
Versioner, godkendelse og adgang pr. rolle
Struktureret arbejde med indhold - så det rigtige dokument er det, alle ser.
- Versioner, så nyeste udgave er tydelig
- Kladde, til godkendelse og publiceret
- Ældre udgaver kan arkiveres som historik
- Beboere: husorden, regler, referater
- Vicevært: tekniske vejledninger og drift
- Bestyrelse: interne notater og aftaler
Del et konkret dokument med jeres administrator
Har foreningen et administrationsselskab eller en ekstern administrator, kan dokumenter deles begge veje - uden at åbne hele arkivet.
Bestyrelsen kan dele et konkret dokument eller en konkret mappe med administratoren - fx årsregnskabet til gennemsyn eller bilag til en byggesag. Delingen omfatter kun det delte, kan trækkes tilbage igen og logges. Og når administratoren uploader materiale til foreningen - budgetbrev, vedligeholdelsesplan eller GF-bilag - lander det direkte i foreningens eget arkiv med de rette adgange.
Læs mere om samarbejdet i Portfolio Dashboard eller på siden til administratorer.
Viden der overlever bestyrelsesskifte
Når dokumenter og historik er samlet, kan nye kræfter tage over uden at starte forfra.
Nye bestyrelsesmedlemmer, arbejdsgrupper og koordinatorer kan finde aftaler, referater og beslutningsgrundlag samlet ét sted. Det gør foreningen mindre afhængig af, at bestemte personer husker, hvor tingene ligger.
Før og efter med et samlet dokumentarkiv
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Referater i mails og private mapper
- Uvist hvilken version der gælder
- Viden forsvinder ved bestyrelsesskifte
- Man kan kun søge på filnavne
Efter
Overblik- Alt samlet i mapper og kategorier
- Versioner og publicering gør nyeste tydelig
- Adgang styres pr. rolle og gruppe
- Fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter kan ligge i arkivet? +
Foreningen kan samle husorden, vedtægter, referater, guides, driftsdokumenter, leverandørinfo og interne filer - organiseret i mapper, kategorier og samlinger.
Kan nogle dokumenter være interne? +
Ja. Dokumenter kan adgangsstyres, så kun relevante roller eller arbejdsgrupper kan se dem - fx interne bestyrelsesdokumenter eller tekniske vejledninger for vicevært.
Kan man søge inde i dokumenterne? +
Ja. Arkivet har fuldtekstsøgning i PDF, Word (.docx) og Excel (.xlsx), så et dokument kan findes på et ord, der står inde i filen - ikke kun i filnavnet.
Kan beboere finde nyeste version? +
Ja. Dokumenter kan arbejdes med i versioner og publiceres, så den nyeste udgave er den, beboerne ser.
Hvordan flytter vi vores eksisterende dokumenter ind? +
Filer og hele mapper fra computeren kan trækkes direkte ind i arkivet, så det er hurtigt at flytte et eksisterende arkiv over.
Kan dokumenter bruges sammen med sager og guider? +
Ja. Dokumenter, guides og historik kan understøtte arbejdet med sager og daglig drift.
Kan vi dele dokumenter med vores administrator? +
Ja. Bestyrelsen kan dele et konkret dokument eller en konkret mappe med foreningens administrator - uden at give adgang til resten af arkivet. Delingen kan trækkes tilbage og logges.
Vil I se jeres dokumenter samlet og søgbare ét sted?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres referater, husorden og aftaler - og viser, hvordan de kan samles med adgang og søgning.