Portfolio Dashboard
Ét arbejdsbord til administration af flere ejendomme
Administrerer I flere boligforeninger, andelsboligforeninger eller ejerforeninger? Portfolio Dashboard samler henvendelser, overdragede sager, dokumenter, events og nøgletal fra alle jeres ejendomme ét sted - uden at I skal logge ind i hver forening for sig, og uden at I får adgang til mere, end foreningen aktivt har delt.
Hvad er Portfolio Dashboard?
Portfolio Dashboard er et administrator-arbejdsbord oven på Vores Ejendom - bygget til administrationsselskaber, advokatkontorer, eksterne ejendomsadministratorer og driftspartnere, der arbejder med flere ejendomme på samme tid.
Hver forening i Vores Ejendom har sit eget system med sager, dokumenter, opslag, booking og årshjul. Det ændrer Portfolio Dashboard ikke på. I stedet lægger det et ekstra lag ovenpå: administratoren ser de ting på tværs af ejendommene, hvor administratoren faktisk skal i spil. Det er henvendelser fra bestyrelserne, sager der er overdraget til administrator, dokumenter der er delt med administrator, events administrator selv opretter, og frister der nærmer sig.
Lige så vigtigt er det, hvad Portfolio Dashboard ikke er. Det er ikke en bagdør til foreningens interne liv. Administrator får ikke adgang til beboernes chat, feed eller opslagstavle, og administrator ser ikke alle foreningens sager - kun det, bestyrelsen aktivt har delt eller overdraget. Al adgang håndhæves på serveren, styres pr. ejendom og logges i et revisionsspor.
- Ét login, alle jeres ejendomme i Vores Ejendom
- Kun det, foreningen har delt eller overdraget
- Henvendelser, sager, dokumenter, events og statistik
- Roller og adgangsniveauer pr. ejendom
- Fuldt revisionsspor over administratorens handlinger
Start dagen ét sted - ikke i fjorten indbakker
Den vigtigste side i Portfolio Dashboard hedder 'Kræver handling'. Den viser alt det, der venter på administratoren - og kun det.
En administrator med mange ejendomme drukner hurtigt i mails, telefonopkald og løse tråde fra forskellige bestyrelser. Portfolio Dashboard vender det om: henvendelser der kræver svar, sager hvor første svar mangler, overskredne frister, dokumenter der er delt til gennemsyn, uploads der er fejlet, og events der mangler bilag - alt sammen samlet i én liste med tydelige statuslabels og direkte links ind til det, der skal handles på.
Listen viser bevidst ikke beboerbeskeder, feed-opslag, chat eller alle foreningens sager. Støjen bliver hos foreningen, hvor den hører hjemme - administratoren ser kun sit eget ansvar. Hver ny henvendelse og hver overdraget sag udløser desuden en notifikation og en mail, så administratoren kan leve i indbakken og alligevel have ryggen fri.
Bestyrelsen kontakter administrator - uden løse mails
Administrator-henvendelser er en målrettet kanal mellem bestyrelsen og administratoren. Ikke en chat, og ikke en åben dør for alle.
Når en forening har en administrator tilknyttet, får bestyrelsen (og eventuelt viceværten, hvis foreningen tillader det) en kontaktside direkte i foreningens eget system. Herfra kan de oprette en henvendelse: et spørgsmål om generalforsamlingen, et dokument der mangler, en sag der skal vurderes, eller en ekstern proces der skal startes. Beboere kan som standard ikke skrive direkte til administrator - kanalen er forbeholdt dem, der repræsenterer foreningen.
På administratorens side lander henvendelsen i en samlet liste med ejendom, emne, afsender, prioritet, status, frist og seneste aktivitet. Administratoren kan svare, skrive interne noter som foreningen ikke ser, tildele henvendelsen til en kollega og markere den som under behandling, afventer bestyrelse eller lukket. Hele forløbet er dokumenteret - så både forening og administrator altid kan se, hvad der er aftalt.
Formanden i AB Kastanjegården skriver: "Vi skal have indkaldt til ordinær generalforsamling i marts - kan I stå for indkaldelse og dagsorden?" Henvendelsen lander hos administrator med ejendom, rolle og prioritet. Administrator svarer, opretter eventet som kladde i foreningen og uploader udkast til dagsorden - alt sammen sporbart i samme forløb.
Taksator er bestilt til tirsdag kl. 10. Vi vender tilbage med rapport og næste skridt.
Husk at koble policenummer på - samme skadetype som i nr. 14 sidste år.
Sager overdrages aktivt - og svarene lander i foreningens eget forløb
Administrator bliver ikke automatisk part i foreningens sager. En sag vises kun i Portfolio Dashboard, hvis bestyrelsen eller viceværten aktivt overdrager den.
Ved overdragelsen vælger foreningen årsag, prioritet, frist og en besked til administrator - og der skrives samtidig en synlig hændelse i foreningens egen sagshistorik, så alle kan se, at sagen nu ligger hos administrator. Sagen bliver i foreningens system; administratoren arbejder med den fra sit tværgående overblik.
Når administratoren svarer bestyrelsen, skrives svaret direkte ind i foreningens sagsforløb - præcis som ethvert andet svar i sagen - og bestyrelsen får besked som normalt. Administratoren kan derudover holde interne noter, bede om flere oplysninger, markere hvem sagen venter på, sende sagen tilbage til bestyrelsen eller afslutte sin del. Kredsløbet er lukket: foreningen beholder sin historik, og administratoren beholder sit overblik.
Upload til ti ejendomme på én gang - eller modtag ét regnskab til gennemsyn
Dokumenthåndteringen går begge veje og bruger foreningens eksisterende dokumentarkiv - med mapper, versioner, adgangsstyring og søgning.
Skal alle jeres ejendomme have det nye budgetbrev, en opdateret vedligeholdelsesplan eller materiale før generalforsamlingssæsonen? Administratoren uploader dokumentet én gang, vælger ejendomme, mappe, synlighed og om beboerne skal have besked - og systemet leverer dokumentet til hver enkelt forenings dokumentarkiv med leveringsstatus pr. ejendom. Fejler leveringen ét sted, ruller resten ikke tilbage, og fejlen står tydeligt markeret.
Den anden vej kan bestyrelsen dele et konkret dokument eller en konkret mappe med administrator - for eksempel årsregnskabet til gennemsyn eller bilag til en byggesag. Delingen giver ikke adgang til hele foreningens arkiv, kun til det delte, og bestyrelsen kan til enhver tid trække delingen tilbage. Alle delinger logges.
Budgetbrev uploadet til 10 ejendomme · 9 leveret · 1 fejlet (markeret)
Årsregnskab 2026 delt af AB Kastanjegården · kun dette dokument · kan trækkes tilbage
Generalforsamlingssæson uden at åbne hver ejendom
Når GF-sæsonen rammer, rammer den alle foreninger på én gang. Portfolio Dashboard lader administratoren oprette events på én eller flere ejendomme i samme arbejdsgang.
Administratoren kan oprette ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, bestyrelsesmøder, beboermøder, varslet arbejde, leverandørbesøg, besigtigelser og frister - med titel, beskrivelse, tidspunkt, sted, målgruppe og bilag som dagsorden, regnskab, budget og fuldmagt. Eventet bruger foreningens eksisterende event-modul med RSVP, indkaldelse, to-faset generalforsamling og plakat med QR-kode.
Én ting er bevidst lokal: udgivelsen. Events oprettet fra Portfolio Dashboard leveres som kladde i hver forening, så den lokale bestyrelse gennemgår og udgiver selv. Administrator forbereder - foreningen beslutter. Det holder ansvaret der, hvor det hører hjemme, og sikrer at indkaldelser til beboerne altid er en beslutning truffet i foreningen.
Administrator opretter - bestyrelsen udgiver og indkalder.
Alle ejendomme som kort - med nøgletal på tværs
Ejendomslisten viser hver forening med adgangsniveau, åbne henvendelser, overdragede sager, delte dokumenter og kommende events - med filtre og søgning.
Klikker administratoren ind på en ejendom, åbner ejendomsdetaljen: stamdata, kontaktpersoner fra foreningens egen medlemsadministration (formand, kasserer, vicevært), seneste henvendelser, overdragede sager, delte dokumenter, kommende events og revisionsspor - samt hurtige handlinger som "opret henvendelse", "upload dokument" og "opret event".
Statistikken tegner det store billede: antal ejendomme, åbne og løste sager og beboere i alt, sager fordelt på status, nye sager pr. måned over det seneste halve år, sammenligning pr. ejendom og de hyppigste sagskategorier. Det gør det let at se, hvilke ejendomme der kræver opmærksomhed, og hvor driften kører som den skal.
Adgang pr. ejendom, roller pr. medarbejder - og alt logges
Tilliden mellem forening og administrator er fundamentet. Derfor er adgangsstyringen bygget ind i kernen af Portfolio Dashboard - ikke lagt ovenpå bagefter.
Fra "kun overblik" med aggregerede tal over sagsbehandling, dokumenter og events til fuld portfolio-adgang - fastsat pr. ejendom, aldrig som en samlet nøgle.
Ejer, administrator, sagsbehandler, dokumentansvarlig, eventansvarlig og læseadgang - så hver medarbejder kun kan det, rollen kræver.
Administrator kan åbne en ejendom med sin egen brugeradgang - ingen delte kodeord, ingen impersonation. Handlingen logges, og adgangen kan trækkes tilbage med øjeblikkelig virkning.
Alle administratorhandlinger logges i et revisionsspor, der ikke kan redigeres - klar til GDPR-dokumentation og databehandleraftaler.
Grundreglen er enkel: administrator ser kun det, en forening aktivt har delt eller overdraget, eller det administratoren selv har oprettet. Mister organisationen adgangen til en ejendom, forsvinder ejendommens indhold fra arbejdsbordet med det samme. Frontend-visninger er kun brugervenlighed - al sikkerhed håndhæves på serveren.
Før og efter Portfolio Dashboard
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Ét login pr. forening og fjorten faneblade
- Henvendelser spredt i mail, telefon og sms
- Ingen ved, hvilke sager der venter på administrator
- Samme dokument uploades manuelt i hver forening
- GF-sæsonen styres i regneark ved siden af
Efter
Overblik- Ét arbejdsbord med alle ejendomme
- Henvendelser med status, frist og ansvarlig
- "Kræver handling" viser præcis hvad der venter
- Ét upload leveres til alle valgte ejendomme
- Events oprettes på tværs - bestyrelsen udgiver
Ofte stillede spørgsmål
Kan administrator se beboernes beskeder og chat? +
Nej. Portfolio Dashboard giver ikke adgang til foreningens interne kommunikation som feed, chat og opslagstavle. Administrator ser kun henvendelser, overdragede sager, delte dokumenter og det, administrator selv har oprettet.
Ser administrator alle foreningens sager? +
Nej. En sag vises kun i Portfolio Dashboard, hvis bestyrelsen eller viceværten aktivt overdrager den. Med adgangsniveauet "kun overblik" ser administrator udelukkende aggregerede tal - aldrig sagsindhold.
Hvem bestemmer, hvad administrator har adgang til? +
Adgangen tildeles pr. ejendom med faste adgangsniveauer - fra kun overblik til fuld portfolio-adgang - og kan trækkes tilbage med øjeblikkelig virkning. Administrator kan aldrig give sig selv adgang.
Kan flere medarbejdere hos administrator arbejde i systemet? +
Ja. En portfolio-organisation kan have flere brugere med hver sin rolle - for eksempel sagsbehandler, dokumentansvarlig eller læseadgang - og henvendelser og sager kan tildeles en ansvarlig kollega.
Får administrator besked, når der sker noget nyt? +
Ja. Nye henvendelser, overdragede sager og delte dokumenter udløser notifikationer i systemet og e-mails til administratoren, så intet afhænger af, at nogen husker at logge ind.
Bliver administratorens handlinger dokumenteret? +
Ja. Alle handlinger logges i et revisionsspor, der ikke kan redigeres. Det understøtter GDPR-dokumentation og giver både forening og administrator tryghed om, hvad der er sket hvornår.
Administrerer I flere ejendomme?
Book en gennemgang, så viser vi Portfolio Dashboard med udgangspunkt i jeres portefølje - antal ejendomme, arbejdsgange og de opgaver I løser for foreningerne i dag.