Systemet i praksis
Sådan fungerer Vores Ejendom
Vores Ejendom er bygget omkring den måde en boligforening faktisk arbejder på. Beboere skal kunne finde svar. TEK og vicevært skal kunne vurdere sager. Bestyrelsen skal kunne tage beslutninger. Arbejdsgrupper skal kunne koordinere. Og vigtig viden skal gemmes, så den kan bruges igen.
Et samlet flow, hvor historikken følger med
Systemet skaber sammenhæng mellem det, der normalt ligger spredt: beskeder, henvendelser, dokumenter, grupper, ansvar, drift, historik og opfølgning.
Fra beboerens spørgsmål til fælles løsning
En beboer skal ikke vide alt om foreningens interne arbejdsgange for at få hjælp. Beboeren skal bare have en tydelig indgang.
I Vores Ejendom kan beboeren finde information, læse guides, se opslag, oprette en sag og følge med i status. Hvis problemet kan løses med en guide, bliver sagen måske aldrig nødvendig. Hvis der stadig er brug for hjælp, oprettes sagen med de oplysninger, TEK, vicevært eller bestyrelse skal bruge.
- 1. Beboeren finder informationStart
- 2. Systemet foreslår relevante guider
- 3. Sag oprettes hvis problemet fortsætterBedre sag
- 4. TEK eller vicevært vurderer sagen
- 5. Bestyrelsen godkender eller prioriterer, hvis det er nødvendigt
- 6. Arbejdsgruppen eller leverandøren følger op
- 7. Historikken gemmes til næste gangTil næste gang
- Renset filter
- Tjekket andre haner
Beboeren får hjælp, før en sag oprettes
Mange henvendelser handler om problemer, der enten kan løses af beboeren selv eller kræver en bedre beskrivelse, før andre kan hjælpe.
Derfor kan Vores Ejendom vise relevante guides, før en sag oprettes. Hvis en beboer for eksempel oplever lavt vandtryk, kan systemet først vise en guide med typiske årsager og enkle ting, der kan tjekkes. Hvis problemet fortsætter, kan beboeren oprette sagen direkte bagefter. Så følger det med, hvad beboeren allerede har prøvet.
En beboer oplever lavt vandtryk i køkkenet. Systemet foreslår først en guide om rensning af filter, kontrol af andre haner og simple tjek. Hvis problemet stadig er der, opretter beboeren en sag med kategori, beskrivelse og billeder.
TEK får en bedre sag fra start, og beboeren oplever en mere klar proces.
TEK og vicevært får bedre sager
Når en henvendelse kommer ind med kategori, billeder, beskrivelse og dokumentation for hvad der allerede er forsøgt, bliver det lettere at vurdere næste skridt.
TEK, vicevært eller teknikgruppe kan se dialogen, tilføje vurderinger, stille spørgsmål og sende sagen videre, hvis den kræver bestyrelsens godkendelse eller ekstern leverandør. Det giver færre løse beskeder, mindre dobbeltarbejde og bedre overblik.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Bestyrelsen får beslutningsgrundlag
Vores Ejendom samler beslutningsgrundlaget, så bestyrelsen ikke skal starte med at spørge: Hvad er problemet? Hvem har set på det? Er der billeder? Hvad er allerede forsøgt?
Nogle sager kan løses direkte af TEK, vicevært eller arbejdsgruppe. Andre kræver, at bestyrelsen tager stilling, godkender en udgift eller laver en rekvisition i et andet system. Sagen kan indeholde hele historikken, så bestyrelsen hurtigere kan vurdere næste skridt.
Grupper, turnus og synligt ansvar
I Vores Ejendom kan grupper bruges som aktive arbejdsrum. De kan også sættes op med turnus, så systemet ved, hvilken gruppe der er aktiv lige nu.
Når turen skifter, kan gruppen få besked. Beboere og bestyrelse kan se, hvem der har ansvaret, og beskeder kan målrettes til den relevante gruppe. Det gør foreningens arbejde mindre afhængigt af regneark, manuelle påmindelser og personer der skal huske det hele.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Årshjulet som praktisk driftsmotor
Årshjulet er ikke kun en kalender. Det er et værktøj til at samle foreningens tilbagevendende opgaver, sæsonarbejde, ansvar og historik.
Foreningen kan bruge årshjulet til planlagt drift, service, eftersyn, havearbejde, fællesarealer, arbejdsdage og andre opgaver, der vender tilbage. Hvis gårdmandsgrupper arbejder på skift, kan årshjulet vise den aktive gruppe, relevante opgaver i perioden og historik fra tidligere grupper.
I maj kan årshjulet vise, at fællesarealerne skal gennemgås, ukrudt bør fjernes, hække bør vurderes, og skralderummet skal tjekkes. Gruppen kan samtidig se, hvad den tidligere gruppe løste i april.
- Gennemgå fællesarealer
- Fjern ukrudt langs stier
- Klip hække omkring fællesområdet
- Tjek beplantning ved skralderum
Gårdmandsgruppe 1 fjernede ukrudt ved fælleshuset den 18. april.
Hækkene blev sidst klippet i august 2025.
Der er meldt om løse fliser ved stien mod skralderummet.
Historikken bliver i foreningen
Sager, kommentarer, dokumenter, beslutninger, guides, billeder og afsluttede opgaver kan blive i systemet. Det gør det lettere for nye personer at tage over.
En af de største værdier i Vores Ejendom er, at viden ikke forsvinder, når personer skifter rolle, stopper i bestyrelsen eller forlader en arbejdsgruppe. Det skaber kontinuitet i en hverdag, hvor mange opgaver bæres af frivillige kræfter.
Ticket flowet kan tilpasses jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og TEK meget selv. I andre skal bestyrelsen, administrator eller en arbejdsgruppe hurtigere ind over. Derfor kan Vores Ejendom tilpasses den måde jeres forening arbejder på.
- 1Beboer starter en sagBeboeren vælger kategori og beskriver problemet.
- 2Guides vises undervejsGuide vistSystemet foreslår relevante løsninger, før sagen oprettes.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer TEKSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Se hvordan systemet passer til jeres forening
Vores Ejendom kan tilpasses forskellige typer boligforeninger, fra AlmenBolig+ og ejerforeninger til ejendomme med vicevært, bestyrelse og arbejdsgrupper.