Lager og servicebog
Lager og servicebog til boligforeninger
Pakninger, LED-pærer, filtre og redskaber ligger ofte i en kælder, som kun én person har overblik over. Vores Ejendom samler lageret ét sted og kobler det sammen med sagsstyringen - så brugte dele registreres direkte på sagen, beholdningen tælles ned automatisk, og boligens driftshistorik samles i servicebogen.
- 1 × Pakning til blandingsbatteri Viceværtens lager
- 2 × LED-pære E27 Viceværtens lager
- Lager opdateret automatisk Nedtalt
Ingen ved, hvad der ligger på hylden - eller hvad der er brugt hvor
Reservedele og redskaber købes ind, bruges og forsvinder, uden at det bliver skrevet ned. Når pakningen skal bruges, er kassen tom. Og når en bolig melder samme fejl igen, kan ingen huske, hvad der blev gjort sidst.
Sådan er det tit i dag
Uden overblik- Lageret findes kun i hovedet på én person
- Man opdager først en tom hylde, når delen skal bruges
- Ingen ved, hvilke dele der blev brugt på hvilken sag
- Boligens historik forsvinder ved skift af vicevært eller bestyrelse
Med lager og servicebog
Samlet- Beholdning og minimum er synligt for de rette roller
- Besked når en del kommer under minimum
- Brugte dele registreres direkte på sagen
- Boligens driftshistorik bliver liggende i servicebogen
Reservedele, forbrugsvarer og redskaber - ét sted
Lagermodulet holder styr på det, foreningen har liggende: hvad der findes, hvor det er, og hvornår der skal købes ind.
Foreningen kan oprette et eller flere lagre - fx viceværtens lager, et fælles redskabsrum eller et lager til en bestemt arbejdsgruppe. Hvert lager kan styres, så kun de rette roller, arbejdsgrupper eller personer har adgang. Bestyrelsen har altid det fulde overblik.
Hver lagerdel har antal, minimum og leverandør. Kommer beholdningen under minimum, kan systemet give besked, så genkøb sker i tide - og ikke først når hylden er tom. Redskaber, som lånes og kommer tilbage, kan oprettes uden automatisk nedtælling.
- Flere lagre med adgangsstyring
- Antal, minimum og leverandør pr. del
- Besked ved lav beholdning
- Optælling, opfyldning og bevægelseshistorik
- Pakning til blandingsbatteri 8 stk.
- LED-pære E27 Under minimum
- Sikringer 10A 24 stk.
- Slagboremaskine Redskab
- 1Vicevært løser sagen
- 2Brugte dele vælges direkte på sagen - systemet foreslår dele ud fra sagens kategori
- 3Lagerbeholdningen tælles ned automatisk
- 4Forbruget gemmes på sagen og i boligens historik
Brugte dele registreres direkte på sagen
Lageret er ikke en liste ved siden af - det arbejder sammen med ticket systemet.
Når vicevært eller bestyrelse løser en sag, kan de vælge de dele, der blev brugt, direkte på sagen - fx en pakning, en pære eller en sikring. Systemet foreslår automatisk relevante dele ud fra sagens kategori, og lagerbeholdningen tælles ned samtidig.
Det giver sporbarhed begge veje: på sagen kan man se, hvad der blev brugt - og på lagerdelen kan man se, hvilke sager den er brugt på. Når sagen lukkes, registreres også hvordan den blev løst: internt, af beboeren selv eller med ekstern hjælp.
Læs mere om fejlmelding og sagsstyring.
Boligens driftshistorik - samlet ét sted
Servicebogen samler det, der er sket i boligen over tid: sager, løsninger og brugte dele.
Når en beboer melder en fejl, kobles sagen automatisk til boligen. Det betyder, at vicevært og bestyrelse kan se tidligere sager på samme bolig direkte på den nye sag - inklusive hvordan de blev løst, og hvilke dele der blev brugt. Har boligen haft samme problem tre gange, er det synligt med det samme.
Beboeren kan se historikken for sin egen bolig - uden personoplysninger fra tidligere beboere. Og når en ny vicevært eller bestyrelse tager over, følger hele historikken med i stedet for at forsvinde.
- Tidligere sager vises på nye sager i samme bolig
- Løsningstype og brugte dele gemmes
- Beboeren ser kun egen bolig
- Historikken overlever skift af roller
- Dryppende vandhane i køkken MartsLøst internt · 1 × pakning
- Radiator varmer ikke JanuarLøst af beboer efter guide
- Utæt afløb under vask Sidste årEkstern VVS
Nøgletal for sager og lager - uden regneark
Vicevært og bestyrelse kan se, hvordan driften går: hvad er åbent, hvad er løst, og hvad kræver opmærksomhed.
Driftsoverblikket samler nøgletal for en valgt periode: åbne og løste sager, hvordan sagerne blev løst - internt eller med ekstern hjælp - lagerdele under minimum og gentagne fejl i samme bolig. Det gør det lettere at få øje på mønstre, før de bliver dyre.
Fra dryppende vandhane til opdateret lager
Sådan kan et helt forløb se ud, når sag, lager og servicebog arbejder sammen.
Før og efter med lager og servicebog
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Lageret findes kun i hovedet på én person
- Tomme hylder opdages, når delen skal bruges
- Ingen ved, hvad der er brugt på hvilken sag
- Boligens historik forsvinder ved rolleskift
Efter
Overblik- Beholdning, minimum og leverandør er synligt
- Besked i tide, når en del kommer under minimum
- Brugte dele registreres direkte på sagen
- Boligens driftshistorik samlet i servicebogen
Ofte stillede spørgsmål
Hvad kan man have på lager? +
Reservedele, forbrugsvarer og redskaber - fx pakninger, pærer, sikringer, filtre og værktøj. Forbrugsvarer tælles ned, når de bruges, mens redskaber kan oprettes uden automatisk nedtælling.
Kan man registrere brugte dele på en sag? +
Ja. Vicevært og bestyrelse kan vælge brugte dele direkte på sagen. Systemet foreslår relevante dele ud fra sagens kategori, og lagerbeholdningen opdateres automatisk.
Får man besked, når noget er ved at slippe op? +
Ja. Hver lagerdel kan have et minimum, og systemet kan give besked til de ansvarlige, når beholdningen kommer under minimum - så genkøb kan ske i tide.
Hvem har adgang til lageret? +
Bestyrelsen har altid adgang til alle lagre. Derudover kan hvert lager styres, så bestemte roller, arbejdsgrupper eller personer har adgang - fx viceværtens eget lager eller et lager til en arbejdsgruppe.
Hvad er servicebogen? +
Servicebogen samler boligens driftshistorik: tidligere sager, hvordan de blev løst, og hvilke dele der blev brugt. Historikken vises direkte på nye sager i samme bolig, så vicevært og bestyrelse hurtigt kan se, hvad der tidligere er gjort.
Kan beboeren se boligens historik? +
Ja, for sin egen bolig. Beboeren ser et teknisk resume uden interne noter og uden personoplysninger fra tidligere beboere.
Kan man se, om sager løses internt eller eksternt? +
Ja. Når en sag lukkes, registreres løsningstypen - fx løst af vicevært, af beboeren selv eller med ekstern leverandør. Driftsoverblikket viser fordelingen, sammen med lagerdele under minimum og gentagne fejl.
Vil I se lageret og servicebogen med jeres egne dele og boliger?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag - hvad I har på hylderne, hvem der bruger det, og hvordan det kan hænge sammen med jeres sager.