Generalforsamlingen er det sted, hvor foreningens medlemmer bestemmer. Det er her, budgettet og regnskabet godkendes, bestyrelsen vælges, større arbejder besluttes, og vedtægterne kan ændres. Mellem generalforsamlingerne handler bestyrelsen på generalforsamlingens mandat - ikke omvendt.
Reglerne for generalforsamlingen står ikke ét samlet sted i loven. De findes primært i foreningens egne vedtægter, og udgangspunktet er forskelligt alt efter foreningstype. Det er den vigtigste ting at forstå: frister og flertalskrav kan ikke kopieres på tværs af foreningstyper.
Forskelle mellem foreningstyper
Ejerforening. Hvis foreningen ikke har en gyldigt vedtaget (og tinglyst) særvedtægt, gælder normalvedtægten. Efter den skal den ordinære generalforsamling holdes senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb og indkaldes med mindst 4 og højst 8 ugers varsel. Medlemmer skal aflevere forslag senest 3 uger før, og en ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 2 ugers varsel.
Andelsboligforening. Andelsboligloven stiller ikke krav om generalforsamling - den reguleres af vedtægterne. Bruger foreningen ABF’s standardvedtægter, skal den ordinære generalforsamling holdes inden 4 måneder efter regnskabsårets udløb, datoen bekendtgøres senest 4 uger før, og selve indkaldelsen sker skriftligt med 14 dages varsel (ekstraordinært helt ned til 8 dage). Forslag skal være inde senest 8 dage før.
Almen boligafdeling. Her hedder beboerdemokratiets organ et afdelingsmøde, ikke en generalforsamling. Det ordinære afdelingsmøde (budgetmødet) indkaldes med mindst 4 ugers varsel, forslag skal være inde senest 2 uger før, og hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse.
Grundejer- og haveforeninger følger deres egne vedtægter; haveforeninger under Kolonihaveforbundet følger typisk forbundets standardvedtægter. Mønstret er det samme: én årlig ordinær generalforsamling, mulighed for ekstraordinær, og vedtægterne bestemmer frister og flertal.
Flertalskrav - og den fælde, mange falder i
Udgangspunktet er simpelt flertal blandt de afgivne stemmer. Men væsentlige beslutninger kræver kvalificeret flertal, og her regnes der forskelligt:
I en ejerforening under normalvedtægten kræver væsentlige beslutninger 2/3 dobbelt kvalificeret flertal - altså 2/3 både efter fordelingstal og efter antal ejere. I en andelsboligforening med ABF-vedtægter kræver de store beslutninger, at 2/3 af samtlige mulige stemmer er repræsenteret, og at 2/3 stemmer for; salg af ejendommen eller opløsning kræver 4/5. Falder et forslag alene på fremmødet, kan begge vedtægtssæt “genfremsætte” det på en ny generalforsamling, hvor 2/3 af de afgivne stemmer er nok.
Beslutninger uden for dagsordenen kan som udgangspunkt ikke træffes - i ejerforeninger kun hvis alle ejere er til stede og samtykker.
Eksempel
En andelsboligforening med regnskabsår, der slutter 31. december, skal efter ABF’s standardvedtægter holde ordinær generalforsamling senest 30. april. Bestyrelsen melder datoen ud i starten af marts (senest 4 uger før), sender den endelige indkaldelse med dagsorden, regnskab og forslag midt i april (14 dages varsel) - og ved, at forslag fra andelshavere skal være modtaget senest 8 dage før mødet.
Typiske faldgruber
Den hyppigste fejl er at bruge en anden foreningstypes frister - fx at indkalde en ejerforenings generalforsamling med 14 dages varsel, fordi “det plejer man”. Den anden klassiker er at overse, at ejerforeningens 2/3-krav er dobbelt (fordelingstal og antal). Og den tredje: at behandle vigtige beslutninger under “eventuelt” - dér kan der ikke besluttes noget som helst.
Sådan hjælper Vores Ejendom
I Vores Ejendom kan generalforsamlingen oprettes som en begivenhed med to-faset indkaldelse (først dato-varsling, siden den fulde dagsorden), tilmelding og påmindelser - og referatet kan bagefter lægges i dokumentarkivet, hvor det er til at finde igen. Læs mere om events og indkaldelser.