Et referat er det skriftlige, bindende dokument over, hvad en generalforsamling eller et afdelingsmøde besluttede. Det er som regel et beslutningsreferat, der gengiver selve beslutningerne og stemmetallet frem for at citere alt, hvad der blev sagt. Referatet omsætter mødets forløb til et varigt bevis, som foreningen, medlemmerne og udenforstående kan støtte sig til bagefter.
Efter normalvedtægten for ejerforeninger underskrives referatet af dirigenten og typisk af formanden, og det gøres tilgængeligt for medlemmerne. ABF’s standardvedtægter for andelsboligforeninger fastsætter tilsvarende, at referatet underskrives af dirigent og formand og udsendes eller gøres tilgængeligt for andelshaverne inden for en frist efter mødet, ofte fire til seks uger. Den præcise frist står i jeres egne vedtægter.
Eksempel
På en ejerforenings generalforsamling den 20. marts besluttes det med 65 procent af stemmerne efter fordelingstal at optage lån til nyt tag. Dirigenten skriver et beslutningsreferat, hvor beslutningen, stemmetallet og de valgte bestyrelsesmedlemmer fremgår tydeligt under hvert punkt på dagsordenen. Dirigenten og formanden underskriver, og referatet lægges i foreningens dokumentarkiv, hvor alle ejere kan læse det. To måneder senere sælger en ejer sin lejlighed, og køberens rådgiver beder om netop dette referat.
Relevant for din forening
Alle foreningstyper og almene afdelinger fører referat, og betydningen er den samme: referatet er beviset for, hvad der blev besluttet. Det har konkret retlig vægt. Ved en senere tvist er referatet ofte det afgørende dokument, og en køber eller en panthaver kan forlange indsigt i referaterne som led i en handel eller belåning. Derfor bør referater opbevares sikkert og være lette at finde. Læs mere i vores samlede vejledning om dokumenter og referater.
Typiske faldgruber
En hyppig fejl er upræcise formuleringer, hvor det ikke klart fremgår, hvad der blev vedtaget, eller med hvilket stemmetal. Ved vedtægtsændringer og andre beslutninger, der kræver et bestemt flertal, bør stemmetallet altid stå i referatet. En anden faldgrube er manglende underskrifter, som svækker referatets bevisværdi. Endelig går det galt, når referater ligger spredt hos skiftende bestyrelsesmedlemmer og ikke kan findes, når en køber, en panthaver eller en ny bestyrelse har brug for dem.
Sådan hjælper Vores Ejendom
Vores Ejendom samler alle referater ét sted i foreningens dokumentarkiv, så de er sikret på tværs af bestyrelsesskift og nemme at finde igen. Det gør det enkelt at give medlemmer, købere og panthavere den indsigt, de har krav på. Se dokumentarkiv til boligforeningen.