En dagsorden er den forud fastlagte liste over de punkter, en generalforsamling eller et afdelingsmøde skal behandle. Den udsendes sammen med indkaldelsen, så alle medlemmer på forhånd ved, hvad der skal drøftes og besluttes, og kan møde forberedt op. Dagsordenen er dermed både en køreplan for mødet og en retssikkerhedsgaranti for medlemmerne.
Vedtægterne fastsætter minimumsdagsordenen for den ordinære generalforsamling. Efter normalvedtægten for ejerforeninger og efter ABF’s standardvedtægter for andelsboligforeninger indeholder den typisk de samme faste punkter: valg af dirigent, bestyrelsens beretning, forelæggelse af årsregnskab, indkomne forslag, budget og fastsættelse af boligafgift eller fællesbidrag samt valg til bestyrelsen. Foreningen kan tilføje egne punkter, men de faste skal med.
Kun beslutning om varslede punkter
Kerneriglen er, at en generalforsamling som udgangspunkt kun kan træffe beslutning om de punkter, der står på den udsendte dagsorden. Derfor er punktet Eventuelt alene til drøftelse og orientering; her kan der ikke træffes bindende beslutninger. Ønsker et medlem at få behandlet et forslag, skal det være modtaget inden vedtægternes frist. I ejerforeninger er fristen typisk senest tre uger før mødet, mens ABF’s standardvedtægter typisk kræver senest otte dage før. På selve mødet kan et varslet punkt stadig justeres via et ændringsforslag.
Eksempel
En andelsboligforening indkalder til ordinær generalforsamling den 15. maj. En andelshaver ønsker et forslag om husdyrhold behandlet og sender det til bestyrelsen den 4. maj, altså mere end otte dage før. Forslaget kommer på den endelige dagsorden under indkomne forslag. En anden beboer rejser først spørgsmålet på mødet under Eventuelt; det kan drøftes, men der kan ikke stemmes om det, fordi det ikke var på dagsordenen.
Relevant for din forening
Alle foreningstyper og almene afdelinger arbejder med dagsordener, og princippet om, at beslutninger kræver et varslet punkt, er gennemgående. Forskellene ligger i de konkrete frister og de faste punkter, som står i jeres egne vedtægter. En præcis dagsorden hænger tæt sammen med et retvisende referat, fordi referatet dokumenterer beslutningerne punkt for punkt. Se, hvordan I sender indkaldelse og dagsorden samlet, under events og indkaldelser.
Typiske faldgruber
Den hyppigste fejl er at ville beslutte noget under Eventuelt. Det holder ikke, og beslutningen kan blive underkendt. En anden faldgrube er upræcise dagsordenspunkter, for eksempel formuleringen forslag fra bestyrelsen uden nærmere angivelse, hvilket gør det svært at afgøre, hvad der reelt kunne besluttes. Endelig overses fristerne ofte, så et forslag afvises, fordi det kom for sent, eller omvendt medtages i strid med vedtægterne. Følg fristen i jeres egne vedtægter frem for en tommelfingerregel.