Når et bestyrelsesmedlem stopper, tager vigtig viden ofte med - i hovedet, i private mails eller i mapper, ingen andre kender. Det gør overdragelsen til nye medlemmer tungere end nødvendigt, og det betyder, at foreningen reelt mister erfaring hver gang, der skiftes ud. I en forening med frivillig bestyrelse, hvor udskiftning er normalt og sundt, er det et tilbagevendende problem.
Denne artikel handler om, hvad der bør samles, så et bestyrelsesskifte bliver en glidende overgang frem for en start fra nul.
Problemet i hverdagen
»Hvad blev der besluttet om hækken?« »Hvem har leverandøraftalen på elevatoren?« »Hvor ligger referatet fra sidste generalforsamling?« De spørgsmål dukker op, hver gang nye medlemmer træder til. I værste fald bruger en ny bestyrelse de første måneder på at finde fodfæste - på at lede efter information, der burde have været tilgængelig fra dag ét.
Problemet er ikke, at folk ikke vil dele. Det er, at der ikke er et fælles sted, hvor viden samles, så den ikke afhænger af, om man husker at sende den videre.
Hvad en god overdragelse kræver
En overdragelse, der faktisk virker, hviler på fire ting:
Dokumenter samlet. Husorden, vedtægter, referater, leverandøraftaler og driftsnoter ét sted, med adgang og søgning, så nye medlemmer kan læse sig ind.
Sagshistorik. Tidligere beslutninger og tekniske sager med kontekst - billeder, dialog og vurdering - så man kan se, hvad der blev gjort og hvorfor.
Årshjul og opgaver. Hvad der er planlagt hen over året, og hvad der blev gjort sidst, så den nye bestyrelse ved, hvad der venter.
Kommunikation. Officielle beskeder og opslag samlet, ikke spredt i private tråde, så historikken i kommunikationen også er tilgængelig.
Overdragelse er lettest, når den sker løbende
Den vigtigste indsigt om overdragelse er, at den ikke bør være en stor engangsopgave, man laver, når nogen stopper. Hvis viden samles løbende - referater lagt i arkivet efter hvert møde, sager dokumenteret undervejs, beslutninger noteret, hvor de hører til - så er overdragelsen allerede gjort, den dag der skiftes ud. Den nye bestyrelse kan bare logge ind og finde det hele.
Det modsatte - at skulle rekonstruere et års arbejde fra en afgående formands hukommelse og mailkasse - er både tungt og usikkert. Et fælles system gør den løbende dokumentation til en naturlig del af arbejdet i stedet for en ekstra opgave.
Praktiske eksempler
Et nyt bestyrelsesmedlem logger ind efter generalforsamlingen og finder de seneste tre referater, foreningens vedtægter og de aktive leverandøraftaler i dokumentarkivet. Han kan se de åbne sager fra sidste år og årshjulsopgaverne for sæsonen - uden at skulle gennemtrawle en tidligere formands mailkasse eller ringe rundt for at forstå, hvad status er.
En kort overdragelses-tjekliste
Selvom det meste sker løbende, er det værd at gøre status, når en ny bestyrelse træder til. En kort tjekliste kan være: Er de seneste referater og vedtægter tilgængelige? Ligger de aktive leverandøraftaler samlet? Er der åbne sager, den nye bestyrelse skal kende? Hvad står der på årshjulet for de kommende måneder? Og hvem har hvilke roller og adgange fremover? ABF har desuden en god oversigt over bestyrelsens opgaver, som nye medlemmer kan læse sig ind på.
Vil I have hele listen på skrift, kan I hente vores gratis overdragelsestjekliste med 43 punkter fordelt på dokumenter, adgange, økonomi, aftaler, sager, frister og praktisk viden - i Excel og PDF.
Når svaret på de spørgsmål allerede findes i systemet, tager overdragelsen minutter i stedet for måneder. Den afgående bestyrelse kan nøjes med at fortælle om det, der ikke står nogen steder - de uskrevne nuancer - frem for at skulle rekonstruere hele grundlaget mundtligt.
Hvordan Vores Ejendom kan hjælpe
Vores Ejendom samler dokumenter, sager, årshjul og opslag, så viden bliver i foreningen - også når personer skifter. Fordi dokumentationen sker løbende i det daglige arbejde, er overdragelsen til en ny bestyrelse næsten gjort på forhånd. Adgang kan styres efter rolle, så nye medlemmer hurtigt får det overblik, de har brug for.
Læs mere om, hvad systemet betyder for bestyrelser, om dokumentarkiv, eller om hvad en bestyrelse bør kunne se.