Gratis skabelon
Overdragelsestjekliste til ny bestyrelse
Når bestyrelsen skifter, forsvinder der ofte viden: adgange, aftaler, uskrevne rutiner og halvfærdige sager. Denne tjekliste med 43 punkter sikrer, at det hele kommer med over - så den nye bestyrelse kan arbejde fra dag ét i stedet for at rekonstruere det gamle års arbejde. Gratis, i Excel og PDF, uden tilmelding.
- Dokumenter (10 punkter)
- Adgange og roller (8 punkter)
- Økonomi (5 punkter)
- Aftaler og leverandører (5 punkter)
- Igangværende sager (5 punkter)
- Årshjul og kommende frister (4 punkter)
- Praktisk viden (6 punkter)
Hent overdragelsestjeklisten
Gratis og uden tilmelding. Excel-udgaven har status-rullemenu, PDF-udgaven er klar til print.
Skabelonen må frit bruges og deles i og mellem foreninger. Den må ikke sælges videre.
Hvad dækker tjeklisten?
De syv områder, hvor viden typisk går tabt ved et bestyrelsesskifte.
Tjeklisten gennemgår alt det, en ny bestyrelse skal have styr på: at vedtægter, husorden, referater, forsikringer og aftaler er samlet og tilgængelige; at bankadgange, MitID Erhverv, nøgler og koder er opdateret og overdraget; at økonomien, de faste betalinger og eventuelle restancer er forklaret; at leverandører og serviceaftaler er kendt; at åbne sager, projekter og tvister er gennemgået; at de kommende måneders opgaver og frister er på plads - og at den praktiske viden om hovedhaner, teknikrum og uskrevne rutiner bliver fortalt videre, i stedet for at forsvinde med den, der stopper.
Hvert punkt har en status (Mangler, I gang, På plads, Ikke relevant), en ansvarlig for opfølgning og plads til noter. Den udfyldte liste er samtidig jeres dokumentation for, hvad der blev overdraget - gem den i foreningens dokumentarkiv.
Sådan bruger I tjeklisten
Et overdragelsesmøde kort efter generalforsamlingen er den bedste investering, den nye bestyrelse kan gøre.
De punkter, der oftest bliver glemt, er ikke dokumenterne - det er adgangene og den uskrevne viden. Bankfuldmagter og MitID-roller, der stadig peger på afgåede medlemmer, er både et praktisk og et sikkerhedsmæssigt problem. Og rutinerne, der "bare altid er blevet gjort" af én person, forsvinder lydløst, hvis ingen spørger ind til dem. Tjeklisten tvinger de spørgsmål frem, mens den afgående bestyrelse stadig er i rummet.
Den bedste overdragelse er den, der sker løbende
Tjeklisten redder jer ved skiftet. Et fælles system gør, at der næsten intet er at redde.
Hvis referater, aftaler, sager og opgaver samles ét sted i hverdagen - i stedet for i private mapper og mailbokse - er det meste af tjeklisten allerede på plads, den dag der skiftes ud. Den nye bestyrelse logger ind og finder det hele. Læs mere om hvordan bestyrelser overdrager viden, eller se hvordan dokumentarkivet og bestyrelsesoverblikket i Vores Ejendom gør løbende overdragelse til det normale.
Ofte stillede spørgsmål
Er overdragelsestjeklisten gratis? +
Ja. I henter filen direkte - uden at oplyse mail eller oprette noget. Den må frit bruges og deles i og mellem foreninger, men ikke sælges videre.
Hvornår skal vi bruge tjeklisten? +
Ideelt ved et overdragelsesmøde inden for 2-3 uger efter generalforsamlingen, mens den afgående bestyrelse stadig har det hele i frisk erindring. Den kan også bruges løbende som et årligt "sundhedstjek" af, om foreningens viden er samlet.
Passer den til andelsboligforeninger og ejerforeninger? +
Ja, og også til grundejerforeninger og almene afdelingsbestyrelser. Punkterne er generelle - slet dem, der ikke er relevante for jeres forening, og tilføj jeres egne.
Hvad er det vigtigste punkt på listen? +
Adgange og roller. Bankfuldmagter, MitID Erhverv og systemadgange, der ikke bliver opdateret ved skiftet, er den hyppigste og mest generende fejl - og den eneste, der også er et sikkerhedsproblem.
Kan tjeklisten bruges i Google Sheets? +
Ja. Upload Excel-filen til Google Drev og åbn den med Google Sheets - status-rullemenuen følger med.
Vil I gøre næste bestyrelsesskifte til en formalitet?
Når dokumenter, sager og opgaver samles i Vores Ejendom, er overdragelsen næsten gjort på forhånd. Book en gennemgang og se hvordan.