Facebook-grupper kan være gode til løs snak mellem naboer - en efterlysning af en boremaskine, et billede fra sommerfesten, en kort hilsen. Men de er sjældent gode til officiel information, dokumenter, sager, ansvar og historik. Når en vigtig besked ligger i en social tråd, forsvinder den hurtigt under nye opslag, kommentarer og notifikationer. Og når den er væk, er den svær at finde igen.
Denne artikel handler om, hvordan en boligforening kan beholde det sociale og samtidig give det vigtige et sikkert og overskueligt sted at bo.
Problemet i hverdagen
En besked om vandafbrydelse om to dage kan drukne mellem en diskussion om parkering og et opslag om en bortløben kat. Et par dage senere kan ingen finde den igen. Nye beboere ved ikke, hvor de skal lede efter husorden eller referater, fordi alt ligger spredt i gamle tråde. Og en del beboere - ofte dem, der har boet der længst - er slet ikke på Facebook og står dermed helt uden for kommunikationen.
Dertil kommer, at en Facebook-gruppe ikke skelner mellem niveauer. En officiel beslutning fra bestyrelsen ser ud præcis som en løs kommentar. Der er ingen måde at sige »det her gælder« kontra »det her er bare snak«. Det skaber tvivl om, hvad der egentlig er besluttet.
Hvad en god løsning skal kunne
At slippe for Facebook-tråde handler ikke om at forbyde Facebook. Det handler om at give den vigtige kommunikation en bedre ramme. En god løsning skal kunne følgende:
Officielle opslag adskilt fra dialog. Der skal være en opslagstavle til vigtige beskeder fra bestyrelsen - vandafbrydelse, arbejdsdag, regler, adgang - adskilt fra den almindelige snak. Så ved alle, hvad der er officielt, og hvor de finder det igen.
Dialog uden at det blandes sammen. Beboere skal stadig kunne skrive sammen. Det kan ske i et feed med kanaler eller i chat - bare ikke oven i de officielle beskeder.
Dokumenter og regler samlet. Husorden, referater og praktiske vejledninger hører ikke hjemme i kommentarfelter. De skal ligge i et arkiv, hvor man kan finde dem og se den nyeste version.
Sager med historik. Fejlmeldinger hører ikke hjemme i en tråd, hvor billeder og opfølgning forsvinder. De skal være sager med status og historik.
Plads til alle. Også beboere uden Facebook skal kunne være med. Det er en forudsætning for, at kommunikationen reelt når hele foreningen.
Det vigtige skal kunne genfindes
Den største forskel på en Facebook-tråd og et rigtigt system er genfindbarheden. I en tråd ruller alt væk kronologisk. I et system ligger en officiel besked på opslagstavlen, et dokument i arkivet, en sag i sagslisten - hvert sted med sin egen logik, så man kan gå målrettet hen og finde det, man søger, også et halvt år senere.
For en forening, hvor folk skifter ud i bestyrelsen, er det afgørende. Viden, der kun findes som en gammel kommentar, er reelt tabt, så snart den, der skrev den, er væk.
Praktiske eksempler
Bestyrelsen lægger en besked om arbejdsdag på opslagstavlen med dato og praktisk info - og markerer den som vigtig. Beboere diskuterer de praktiske detaljer (hvem tager kaffe med, hvornår mødes vi) i feedet, uden at det fylder på opslagstavlen. En beboer, der opdager en defekt lampe i kælderen, opretter en sag med et billede i stedet for at skrive en kort kommentar, der drukner. Og en ny beboer kan finde husorden og seneste referat i dokumentarkivet uden at skulle spørge nogen.
Sådan kommer I i gang
Det behøver ikke ske fra den ene dag til den anden. En god fremgangsmåde er at flytte én ting ad gangen: start med at lægge de officielle beskeder på opslagstavlen, flyt dernæst dokumenter og referater til arkivet, og begynd at oprette fejlmeldinger som sager. Facebook-gruppen kan godt få lov at leve videre til det sociale i overgangen - pointen er, at det vigtige gradvist får et bedre hjem.
Hvordan Vores Ejendom kan hjælpe
Vores Ejendom giver foreningen et struktureret sted til officielle beskeder, dokumenter, sager og opgaver - uden at fjerne det sociale, hvis foreningen stadig vil bruge Facebook til det. Opslagstavlen tager de officielle beskeder, feed og chat tager dialogen, dokumentarkivet samler regler og referater, og fejlmeldinger bliver til sager med historik. Og fordi alle beboere kan være med, står ingen uden for den vigtige information.
Læs mere om et alternativ til Facebook-gruppe, om beboerkommunikation, eller om hvordan et dokumentarkiv samler regler og referater.